Актуальные вопросы связанные с договорами 2021 года.
Вопрос - ответ
Страницы 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Каков порядок утверждения номенклатуры дел в организации?

По общему правилу организации не обязаны утверждать номенклатуру дел (за некоторыми исключениями), но вправе это сделать для систематизации документов. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется и утверждается в последнем квартале текущего года, а вводится в действие с 1 января следующего года.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), п. 3.2.5.1 Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (далее - ГСДОУ N 33), абз. 1 разд. 1.1.1 Методических рекомендаций (далее - Методические рекомендации)).
Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела (п. 100 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Назначение номенклатуры дел
Номенклатура дел составляется организацией в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является (п. п. 2.2, 4.10, 4.14, 4.15, 4.16 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила N 526), абз. 2 разд. 1.1.1 Методических рекомендаций, п. 3.2.5.1 ГСДОУ N 33):
• основой для формирования документального фонда организации;
• основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации;
• классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы, при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения;
• основой для составления описей дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Обязанность по составлению номенклатуры дел
Номенклатуру дел обязаны составлять организации, которые входят в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20, ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").
В остальных случаях по общему правилу юридические лица не обязаны составлять номенклатуру дел. При этом необходимо учитывать, что (ч. 1 ст. 17, ч. 10 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ):
• номенклатура дел, позволяющая упорядочить документацию, используемую в работе, важна для всех организаций;
• в случае ликвидации негосударственной организации (в том числе в результате банкротства) образовавшиеся в процессе деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются на хранение в государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным (муниципальным) архивом. В этом случае может потребоваться номенклатура дел;
• коммерческие организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения. Наличие номенклатуры дел облегчит эту работу.

Виды номенклатуры дел
Выделяют три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации (п. 4.17 Правил N 526, п. 3.2.5.2 ГСДОУ N 33).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций.
Номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел (п. 4.17 Правил N 526).
Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

Особенности составления номенклатуры дел
Требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации (абз. 4 разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При ее составлении следует руководствоваться:
• уставом организации, положениями о ее структурных подразделениях;
• штатным расписанием;
• номенклатурой дел организации за прошлый год;
• описями дел постоянного и временного хранения, регистрационными формами;
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения (в том числе Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236);
• типовыми и примерными номенклатурами дел;
• установленными законодательством РФ сроками хранения документов.

Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется и утверждается в последнем квартале текущего года, а вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Она пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно номенклатура дел уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (абз. 2 п. 3.2.5.5 ГСДОУ N 33, разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений (п. 3.2.5.6 ГСДОУ N 33).
Разработка номенклатуры дел в организации проводится в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или иного уполномоченного им лица и состоит из нескольких этапов (разд. 1.1.1 Методических рекомендаций):
• разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации;
• выявление состава документов для составления номенклатуры дел;
• составление заголовков (наименований) дел;
• систематизация заголовков дел внутри раздела номенклатуры дел;
• индексация дел;
• определение сроков хранения дел.
Разработкой номенклатуры дел занимается, как правило, служба делопроизводства организации (отдел документационного обеспечения управления (ДОУ)) или уполномоченный работник. На эту службу возлагается и ответственность за составление номенклатуры дел (разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
При разработке номенклатуры дел организации рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.

Шаг 1. Составьте номенклатуру дел каждого структурного подразделения организации (при наличии)
Номенклатура дел каждого структурного подразделения составляется, как правило, по установленной в Приложении N 26 к Правилам N 526 форме лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения, после чего представляется в службу делопроизводства организации для формирования сводной номенклатуры дел организации. Если структурные подразделения в организации отсутствуют, номенклатура дел составляется лицом, ответственным за делопроизводство в организации (разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Форма номенклатуры дел структурного подразделения также приведена в Приложении 7 к ГСДОУ N 33.

Шаг 2. Получите номенклатуры дел от каждого структурного подразделения (при наличии)
Руководитель службы делопроизводства организации должен обеспечить получение от всех структурных подразделений организации номенклатуры дел этих подразделений, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную сводную форму.

Шаг 3. Сформируйте сводную номенклатуру и согласуйте ее с ответственными лицами
Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел), как правило, составляется по установленной в Приложении N 25 к Правилам N 526 форме, подписывается руководителем службы делопроизводства организации и визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) (п. 4.18 Правил N 526, разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Форма номенклатуры дел организации также приведена в Приложении 8 к ГСДОУ N 33.
Сводную номенклатуру следует также согласовать с экспертной комиссией организации (при ее наличии) (п. 3.2.5.3 ГСДОУ N 33).

Шаг 4. Согласуйте номенклатуру дел с ЭПК архива (при наличии такой обязанности)
Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в пять лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива.
Но если организация не является государственной или муниципальной либо если она не заключила договор с государственным архивом, согласовывать номенклатуру дел с ЭПК государственного (муниципального) архива не надо. Такие организации утверждают номенклатуру дел самостоятельно (п. 1 ст. 9, ч. 4 ст. 18, ст. 20, ч. 3 ст. 21 Федерального закона N 125-ФЗ, п. 4.18 Правил N 526, п. 3.2.5.3 ГСДОУ N 33, разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).

Шаг 5. Утвердите номенклатуру дел
После всех необходимых согласований номенклатура дел (сводная номенклатура дел) утверждается руководителем организации. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства (п. 3.2.5.3 ГСДОУ N 33, разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).

Шаг 6. Изготовьте необходимое количество копий номенклатуры дел и передайте их адресатам
После утверждения номенклатуры дел (сводная номенклатура дел) изготавливается необходимое количество копий для использования в работе. Служба делопроизводства организации направляет в структурные подразделения выписки соответствующих разделов сводной номенклатуры дел (разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
Копия номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел) передается в архив организации (при его наличии) как учетный документ.
Организация направляет еще один экземпляр номенклатуры дел в государственный (муниципальный) архив, с которым заключен договор об оказании услуг и согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение (абз. 1 п. 3.2.5.5 ГСДОУ N 33).

Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО "ПАРТИ"



Безымянная страница
Образцы договоров:
Формы договоров: Добровольное страхование
Формы договоров: аренда, лизинг, прокат
Образцы договоров: Страхование
Другие шаблоны договоров:
Вопрос - ответ:


Copyright 2009 - 2021 гг. Образцы договоров. All rights reserved.
При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!